Dlaczego warto przestać odbierać telefony (i dlaczego Ty też to pokochasz)

Czy zastanawiałeś się kiedyś jak istotny w twoim życiu i twojej pracy jest telefon ? Jak ważny jest kontakt telefoniczny ? Czy myślałeś o tym ile można stracić przez nieodebrane połączenia ? W jaki sposób uniknąć takich strat ? W poniższym artykule przedstawię ciekawy i nowatorski sposób zwiększający komfort pracy i poziom obsługi klienta jednocześnie.

Sztuka wyboru

Jesteś początkującym, ambitnym przedsiębiorcą zaangażowanym od początku do końca w działalność firmy. Chcesz każdego klienta traktować jak tego jedynego, poświęcasz mu swoją uwagę i czas. Bez względu na to czy jesteś fryzjerem, dentystą, masażystą, prawnikiem, prowadzisz start-up czy wynajmujesz mieszkania – musisz dokonywać mnóstwa wyborów. Jednym z nich jest obsługa połączeń. Albo, jak zalecają zwykle trenerzy poświęcasz się absolutnie aktualnie obsługiwanemu klientowi w trakcie strzyżenia, rozmowy za ladą, spotkania handlowego czy po prostu przerwy lub posiłku albo decydujesz się odbierać wszystkie połączenia przychodzące licząc na zdobycie nowego klienta, odrywając jednocześnie uwagę od tego aktualnie obsługiwanego. Jakiego wyboru Ty byś dokonał lub dokonujesz w swojej działalności ?

Podobnie sytuacja wygląda w naszym czasie wolnym. Własna działalność ma te zaletę, że nie jesteśmy zwykle związani konkretnymi godzinami a swoje obowiązki możemy realizować o dowolnej porze. Niestety często wychodzi tak, że jesteśmy pod telefonem całą dobę i poranny wypad na siłownię czy popołudniowy na lunch ze znajomym kończy się odbieraniem dzwoniącego telefonu i przerwaniem spotkania lub odrzucaniem połączenia. Co gorsza także urlop jest przerywany telefonami.

Są to trudne wybory zwłaszcza, gdy własna sekretarka, która odbierała by wszystkie połączenia i przekazywała tylko kluczowe, jest jeszcze w sferze marzeń. Korzystamy z darmowej”automatycznej sekretarki” pozwalającej dzwoniącemu po krótkim wstępie na zostawienie wiadomości głosowej. Jak jednak wszyscy z własnej praktyki wiedzą, większość ludzi na oschły komunikat „po usłyszeniu sygnału zostaw wiadomość” reaguje zakończeniem połączenia. Sam miałem taką skrzynkę aktywną zarówno w telefonie prywatnym jak i służbowym w pracy przedstawiciela handlowego i po dłuższym spotkaniu na kilkanaście nieodebranych połączeń rzadko czekała choć jedna wiadomość głosowa. Osobiście się nie dziwię i też rzadko się komuś nagrywam, jedynie wtedy gdy wiem, że ten ktoś ma w zwyczaju odsłuchiwanie nagranych wiadomości.

Jak przestać stresować się telefonami

Czy istnieje sposób umożliwiający poradzenie sobie z taką sytuacją ? Czy nie wolałbyś mieć świętego spokoju na czas spotkań, posiłków, realizacji ważnych zadań czy odbywania spotkań ? Czy można temu zaradzić bez etatowej sekretarki ?

OWSZEM ! Co więcej, taka metoda nie tylko istnieje, lecz również świetnie sprawdza się w codziennym życiu co miałem okazję dla was osobiście wypróbować i zaraz opiszę !

Tymczasem obejrzyj filmik świetnie przedstawiający codzienny scenariusz życia 3 osób, przedstawicieli 3 różnych zawodów i to jak radzą sobie z napływem połączeń i organizacją czasu.

Przedstawiony pomysł narodził się w Radomiu w czasie wizyty u fryzjera i zaraz potem w formie start-upu Moja Recepcja wspartego środkami z wygranego konkursu i rozpoczął działalność 2 lata temu. Od tamtego czasu Moja Recepcja zyskała spore grono zadowolonych klientów i pojawiło się mnóstwo funkcjonalności wspierających przedsiębiorców w obsłudze połączeń, ustalania grafika wizyt, wysyłania masowej korespondencji sms-owej, zarządzania pracownikami i inne. Zasada działania pozostaje ta sama – Moja Recepcja to prawdziwa asystentka, która odbiera za ciebie telefony, pozwalając tobie skupić się na wykonywaniu swojej pracy.

Jak to działa ?

Jeśli trudno tobie wyobrazić sobie jak to działa, opiszę na swoim przykładzie. Aplikację testowałem prawie 2 miesiące. Chociaż osobiście w czasie testów nie prowadziłem żadnej działalności, która wymagałaby prowadzenia kalendarza spotkań jak u kosmetyczki czy lekarza, nie mniej w okresie testów miały miejsce 3 istotne dla sprawdzenia działania tego rozwiązania wydarzenia:

1. rekrutacja pracownika na stanowisko kierowcy poprzez OLX
2. dwutygodniowy zagraniczny urlop poza Unią Europejską
3. sprzedaż mieszkania poprzez ogłoszenia na ogólnodostępnych portalach

Czy prowadziłeś kiedyś rekrutację ? Każda rekrutacja przyciąga dziesiątki jak nie setki zainteresowanych. Ja swoje ogłoszenie o poszukiwaniu kierowcy w ramach Ubera musiałem z powodu nadspodziewanego napływu aplikacji zdjąć po upływie 1 dnia. Już w tym czasie, o 7 rano, w parę godzin po wrzuceniu ogłoszenia, był pierwszy telefon-budzik. Przez kolejne godziny – około 20 telefonów ! Wykonując swoje codzienne obowiązki wprost nie sposób odebrać tyle połączeń. Jak tu sprawdziła się Moja Recepcja ? Odebrałem w ciągu dnia kilka telefonów, resztę, w godzinach 8- 20 odebrała sekretarka w centrali firmy. Z każdego z 11 odebranych w sprawie pracy połączeń otrzymałem SMS-em krótką notatkę z danymi zainteresowanego i jego numerem telefonu. Dzięki temu mogłem oddzwonić w dogodnej dla siebie chwili wiedząc dokładnie z kim rozmawiam i w jakiej sprawie, i to bez potrzeby odsłuchiwania skrzynki pocztowej.

Urlop ? Po prostu rewelacja. Dlaczego ?

• wiedząc, że każde połączenie zostanie profesjonalnie obsłużone i przekazane do mnie w formie notatki, mogłem skupić się na odpoczynku – pierwszy raz od dziecka przez bite 2 tygodnie nie odebrałem ani jednego telefonu ! Zamiast tego otrzymałem 14 notatek drogą mailową (telefon był wyłączony z sieci, więc smsy nie mogły dojść) które ściągałem na wi-fi w hotelu czy w restauracjach.

  

• po drugie – w związku z powyższym już od startu w Warszawie do samego powrotu miałem włączony „tryb samolotowy„; działa to tak samo jakbym miał wyjętą kartę SIM – mój telefon nie zalogował się w miejscu docelowym, był jakby cały czas w Polsce, w związku z czym przekierowane, a odebrane w moim imieniu połączenia nie kosztowały mnie ani grosza; o tyle istotne, że urlop miał miejsce w Indiach gdzie minuta rozmowy kosztuje 8 złotych (!), wyobraźcie sobie oszczędności tylko z tego tytułu, że spokojnie można powierzyć komuś odbieranie połączeń i zamianę ich w wiadomość –  rachunki za telefon po wakacjach bywają szokująco wysokie; dodatkowo każdy dzwoniący został poinformowany o moim urlopie oraz alternatywnej formie komunikacji – adres email.

Sprzedaż mieszkania czy wynajem pokoju gdy wrzucamy ogłoszenia na portale – zwłaszcza w szczycie sezonu może to oznaczać nieprzerwanie napływające telefony z pytaniami. Jedno, że nie musimy co rusz przerywać swoich zajęć, drugie, równie istotne – taki sposób odbierania telefonu w mojej ocenie sprawia niesamowicie profesjonalne wrażenie niczego-się-nie-spodziewających dzwoniących. Przecież jak telefony odbiera sekretarka to nie jakiś pierwszy lepszy właściciel mieszkania tylko poważny businessman. A z takim warto robić interesy 🙂

MojaRecepcja.com.pl

Naszymi połączeniami, a także dedykowaną dla nas asystentką, zarządzamy poprzez wygodną stronę www. Tam m.in. wpisujemy swoje dane kontaktowe, określamy profil działalności, a przede wszystkim podajemy preferowaną formę powitania – czyli sposób w jaki asystentka przyjmie połączenia przychodzące z naszego numeru (przekierowane na indywidualny numer telefonu, jak poniżej).

Bardzo istotna w Mojej Recepcji funkcjonalność to obsługa kalendarza. Aplikacja została stworzona głównie z myślą o osobach wykonujących takie zawody jak fryzjer, kosmetyczka, masażysta, prawnik czy lekarz. Często świadczą oni usługi jednoosobowo, a telefon służy im zasadniczo jedynie do umawiania wizyt. Moja Recepcja pozwala 100% uwagi skupić na aktualnie obsługiwanym kliencie umożliwiając jednocześnie dzwoniącym zainteresowanym otrzymanie profesjonalnej obsługi i umówienie spotkania w imieniu specjalisty. Co ciekawe, dla osób zintegrowanych z narzędziami Google – Moja Recepcja umożliwia pełną integrację kalendarza spotkań z kalendarzem Google. Dzięki temu na dowolnym urządzeniu użytkownik ma możliwość natychmiastowej edycji grafika jak i uwzględnianie w grafiku prywatnych terminów, więc nawet bez osobistego zaangażowania możemy płynnie zarządzać swoim terminarzem. Co więcej, dzięki specjalnej wtyczce klienci np. masażysty czy fryzjera dostają możliwość rezerwowania terminów także poprzez stronę www przedsiębiorcy korzystającego z Mojej Recepcji !

System pozwala także na stosowanie kilku ciekawych funkcjonalności jeszcze bardziej podnoszących efektywność komunikacji z klientami, m.in.

• przypomnienia o spotkaniach poprzez SMS lub e-mail
• kampanie promocyjne poprzez sprofilowane wiadomości
• raporty dotyczące wykorzystania czasu, pracowników czy sprzętu
• zarządzenia klientami i pracownikami poprzez elektroniczne kartoteki z historią zdarzeń.

Najważniejsze funkcjonalności i ustawienia dostępne są także oczywiście przez telefon komórkowy w formie wygodnej aplikacji na Android lub iOS.

Przekonaj się sam !

Osobiście testowałem Moją Recepcję przez ponad miesiąc. Przypadła do gustu nie tylko mi ze względu na komfort, który daje, ale także moim interesantom, których połączenia są zawsze odebrane. Co więcej, aplikacja przypadła do gustu mojej babci, która zdziwiona, że mam własną asystentkę zapytała czy jest ładna i kazała ją pozdrowić ! 🙂

Aktualnie mam wykupiony abonament na następny miesiąc, tzw. Plan M. W związku z tym, że nie prowadzę aktualnie działalności wymagającej umawiania codziennych wizyt, ten podstawowy pakiet jest wystarczający na moje potrzeby – spełnia najistotniejszą dla mnie funkcję. Pakiety L oraz XL zaspokoją natomiast z pewnością potrzeby osób których grafik jest zapełniony terminami od rana do wieczora.

Jeśli uważasz, że takie innowacyjne narzędzie może wspomóc także ciebie i twoją działalność – zarejestruj się już teraz podając kod promocyjny „umysl” i testuj aplikację Moja Recepcja przez 30 dni całkowicie za darmo !!!

UWAGA !!!

Wśród osób, które zarejestrują się z podaniem kodu oraz przez miesiąc bezpłatnie będą testowały aplikację, rozlosuję dwie niesamowicie przydatne dla inwestorów książki

• „Tajna broń kredytobiorcy„ autorstwa Rolanda Szczepankiewicza wartości 49,90 zł !
• a także dwie osoby otrzymają 50% zniżki na pakiet XL !

Zachęcam do podzielenia się opinią na temat takiej aplikacji także przed testami. Czy uważasz, że jest to przydatne narzędzie ? W czym mogłoby pomóc tobie ? Przekonaj się o tym osobiście !